Summary
Description
Administrative Coordinator, App Platform – Hybrid position, Deux-Montagnes, QC.
ORGANIZATIONAL BACKGROUND
Established in 2005, 4Korners is a community-based organization. We are dedicated to supporting the well-being of English-speaking residents of the stunning Laurentians region. Our goal is simple: to offer inclusive and empowering services that meet the diverse needs of our English-speaking community, regardless of age or background. Through activities and programs related to health and social services, education, arts and culture, our mission is to strengthen a vibrant Laurentian community where every individual's story contributes to this richly diverse mosaic.
During the past years, 4Korners has undergone an organizational restructure and growth that brought new programs throughout the Laurentian Region. Along with our Head Office and Activity Centre in Deux-Montagnes, we run four satellite offices in the Laurentians with multiple services in many small towns.
With a unique and ambitious mandate covering a large territory, we are looking for a highly organized and data-driven App Platform Administrative Coordinator to provide grants management and database coordination, IT support, while fulfilling office administration duties. This will be a key contributing role, supporting project coordinators in their work with a portfolio of projects on the Applications Platform and providing a high level of ongoing support to the Executive Director and the Director of Operations. The role performs daily administrative duties to ensure the efficient operation of the organization.
As a hybrid position, work will be required at the office of assignment, in satellite offices, and virtual.
OBJECTIVE
Ensure the smooth execution and operation of our Applications Platform by organizing and monitoring data, coordinating tasks, managing timelines, and facilitating effective communication among team members, clients, and vendors. The ideal candidate will have exceptional organizational and communication skills, highly resourceful and detail-oriented, and passionate for delivering outstanding results to serve our communities.
RESPONSIBILITIES
Data management
- Complete various tasks to ensure that all data related to 4Korners projects is entered in our systems according to plan, on schedule, while meeting different funder specifications
- Grant administration support, including coordinating data reports for funders and tracking reporting deadlines
- Coordinate all technical aspects of our app platform, Airtable, for creating and sharing relational databases, and of our project management app, Asana.
- Manage and update SharePoint
- Manage and update the membership and volunteers' databases
- Maintaining data quality and supporting data clean-up
- Prepare and deliver information sessions on the use of our applications as required
Technical support
- Manage and respond to all technical support requests from head office in Deux-Montagnes and all 4Korners satellite offices and the team.
- Support with onboarding new employees on day-to-day office systems, including the creation of user accounts for different platforms.
- Analyze and resolve computer and software issues on different platforms and technologies, including meeting room hardware (video conferencing)
- Install, configure, maintain, and upgrade workstations, laptops, and phones for current and new employees.
- Create or update technical documentation
Administrative duties
- Source, liaise, and supervise contractual service providers
- Coordinate virtual team meetings and in-person meetings (for Deux-Montagnes)
- Coordinate acknowledgment messages for funders and volunteers
- Support with communications duties
- Contribute to the continuous improvement of workflow and provide input with the team by helping them adhere to administrative procedures.
- Help maintain a safe and secure working environment, including the application of data protection policies and procedures.
- Other administrative duties as assigned by the Executive Director.
QUALIFICATIONS
- Technical diploma in computer science or a post graduate degree in administration or a related field
- 3+ years of relevant experience in an equivalent position -administrator, IT coordinator, executive assistant
- Experience in the installation, configuration and maintenance of laptops, printers, and audio-video equipment in meeting rooms.
- Proficiency in Microsoft Office 365 suite.
- Experience with physical, virtual and cloud environment knowledge of security concepts, networks and troubleshooting tools.
ESSENTIAL SKILLS (mandatory)
- Excellent oral and written communication skills in English and French
- High capacity to learn and use software applications (i.e., Asana, Airtable).
- Ability to learn new skills, techniques or work structure quickly as needed.
- Ability to independently organize, plan and determine work priorities to meet strict deadlines, in an environment with multiple and competing priorities.
- Excellent organizational and analytical skills, with keen attention to detail.
- Good interpersonal skills with an ability to work as part of a small interdependent team as well as to manage own workload and work independently.
- Ability to maintain confidentiality.
- Being agile while working with a diverse, interdisciplinary team
OTHER KNOWLEDGE AND SKILLS (assets for the role)
- Demonstrated knowledge of implementing administrative procedures and clerical practices.
- Familiarity with Asana or project management programs
- Experience in health and social service and/or community
- Experience working in the non-profit sector including all aspects of membership and volunteer management, reporting to funders.
Core competencies for this role include: Planning and Organizing, Critical Thinking, Service Orientation, Teamwork, Communication.
Deadline to apply: ASAP. Open until filled
Start date: to be discussed. Ideally, November 27, 2023, at the latest.
Compensation: – $23 – $28 / hr
Hours of Work: 28-35 hours per week.
Schedule: Monday to Friday. 4Korners schedule runs from 9:00 a.m. to 4:00 p.m. Sporadic activities may occur during evenings and weekends.
Location: Hybrid. Partially onsite in Deux-Montagnes. Some travelling within the Laurentians may be required. Flexibility to work 2 days from home.
WHY JOIN 4KORNERS?
You will be joining an organization that believes and practices its values. A charity organization that is reference to other community organizations. 4Korners was selected Charity of the Year by CBC in 2021.
In addition, 4Korners provides its employees with:
- A Health Insurance program;
- A Retirement Savings Plan (after year 1);
- Two weeks of paid vacation during the December holiday season;
- A paid Mental Health Day per year. We value our team’s Mental Health and follow a philosophy to contribute to a positive workplace;
- Other benefits beyond the Labour Standards of Quebec;
- Competitive mileage rate and training;
- Cell phone reimbursement stipend.
HOW TO APPLY
Please email your CV and cover letter stating your experience and outlining how your profile suits this position to Luz Garcia, Director of Operations: luz@4korners.org
We appreciate the time and energy candidates put into this process, however only those chosen for interview will be contacted.
If you are selected for this role, you will be required to complete a successful pre-employment screening process which includes a satisfactory Enhanced Police Information Check (E-PIC).
4Korners is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging applications from all qualified individuals. We strongly encourage applications from members of the Government of Canada’s job equity groups (i.e., persons with disabilities, Aboriginal peoples, and newcomers to Canada), and from all groups who experience marginalization. We encourage applicants to self-identify in their cover letter if they are comfortable doing so. Due to the nature of our work traditionally being women led, and to contribute to gender equality in the workforce, we also encourage men to apply.
Coordonnatrice/Coordonnateur de l’administration, plateforme d’applications Poste hybride, Deux-Montagnes (QC)
PORTRAIT DE L’ORGANISME
Fondé en 2005, 4Korners est un organisme communautaire qui se consacre au bien-être de la population d’expression anglaise de la magnifique région des Laurentides. Son objectif est simple : offrir des services inclusifs et enrichissants aux personnes qu’il dessert, quels que soient leur âge et leur origine. Par l’entremise d’activités et de programmes axés sur la santé, les services sociaux, l’éducation, les arts et la culture, 4Korners réalise sa mission de renforcer le dynamisme de la communauté laurentienne, où le parcours de chacun contribue à cette mosaïque riche en diversité.
Au cours des dernières années, 4Korners a fait l’objet d’une restructuration organisationnelle et d’une croissance ayant favorisé la création de nouveaux programmes dans toute la région des Laurentides. En plus de notre siège social et de notre centre d’activités situés tous deux à Deux-Montagnes, nous exploitons quatre bureaux satellites dans la région des Laurentides qui offrent de multiples services dans plusieurs petites municipalités.
Dans un contexte unique et ambitieux de couvrir un vaste territoire, nous sommes à la recherche d’une personne très organisée et passionnée par les données pour occuper le poste de coordonnatrice/coordonnateur de l’administration, plateforme d’applications. Cette personne sera responsable de la gestion des subventions et de la coordination de la base de données, fournira du soutien informatique et accomplira d’autres tâches administratives variées. La personne qui occupe ce poste joue un rôle essentiel auprès des coordonnateurs et coordonnatrices de projets dans leur travail en soutenant diverses initiatives à l’aide de la plateforme d’applications ainsi qu’en apportant un soutien continu au directeur général et à la directrice des opérations. De plus, elle effectue quotidiennement diverses tâches administratives pour assurer l’efficacité des activités de l’organisme.
Il s’agit d’un poste hybride qui implique de travailler au bureau d’affectation, dans des bureaux satellites et en ligne.
OBJECTIF
Assurer le bon fonctionnement de notre plateforme d’applications en organisant et en effectuant le suivi des données, en coordonnant les tâches, en gérant les délais et en favorisant une communication efficace entre les membres de l’équipe, les clients et les fournisseurs. La candidate ou le candidat idéal pour ce poste doit posséder d’excellentes compétences en organisation et en communication, faire preuve d’une grande débrouillardise et d’un grand souci du détail, et être déterminé à offrir des services exceptionnels aux collectivités que nous desservons.
RESPONSABILITÉS
Gestion des données
- Effectuer diverses tâches visant à assurer que toutes les données concernant les projets de 4Korners sont saisies dans nos systèmes en fonction des procédures et des délais impartis, tout en respectant les différentes exigences des bailleurs de fonds.
- Offrir du soutien pour la gestion des subventions, notamment pour la coordination et la production de rapports à l’intention des bailleurs de fonds dans les délais impartis.
- Coordonner tous les aspects techniques de notre plateforme d’applications, Airtable, la création et le partage de bases de données relationnelles et notre application de gestion de projet, Asana.
- Gérer et tenir à jour SharePoint.
- Gérer et tenir à jour la base de données des membres et des bénévoles.
- Préserver la qualité des données et assurer le nettoyage des données.
- Préparer et animer des séances d’information sur l’utilisation de nos applications, au besoin.
Soutien technique
- Gérer toutes les demandes d’assistance technique du siège social de Deux-Montagnes et de tous les bureaux satellites de 4Korners, ainsi que de l’équipe, et y répondre.
- Soutenir l’intégration des nouveaux membres du personnel dans les systèmes bureautiques quotidiens, y compris la création de comptes d’utilisateur pour les différentes plateformes.
- Analyser et résoudre les problèmes informatiques et logiciels concernant les différentes plateformes et technologies, y compris le matériel des salles de réunion (vidéoconférence).
- Installer, configurer, entretenir et mettre à niveau les postes de travail, les ordinateurs portables et les téléphones du personnel actuellement en poste et des nouveaux membres du personnel.
- Créer ou mettre à jour la documentation technique.
Tâches administratives
- Rechercher des prestataires de services contractuels, assurer la liaison avec eux et les superviser.
- Coordonner des réunions en ligne et en personne (à Deux-Montagnes).
- Coordonner l’envoi d’accusés de réception aux bailleurs de fonds et aux bénévoles.
- Apporter un soutien aux tâches de communication.
- Contribuer à l’amélioration continue du flux de travail et fournir de l’information à l’équipe pour l’aider à respecter les procédures administratives.
- Contribuer à assurer un environnement de travail sûr et sécurisé, notamment en veillant au respect des politiques et des procédures relatives à la protection des données.
- Effectuer toute autre tâche administrative confiée par le directeur général.
QUALIFICATIONS
- Diplôme technique en informatique ou diplôme d’études supérieures en administration ou dans un domaine connexe.
- Plus de 3 ans d’expérience dans un poste d’administrateur ou de coordonnateur des services informatiques, d’adjoint(e) administratif (ve), ou l’équivalent.
- Expérience en installation, en configuration et en maintenance d’ordinateurs portables, d’imprimantes et d’équipements audiovisuels de salles de réunion.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office 365.
- Connaissance et expérience des environnements physiques, virtuels et en nuage, connaissance des concepts liés à la sécurité, des réseaux et des outils de dépistage de panne.
COMPÉTENCES ESSENTIELLES (obligatoires)
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en anglais et en français.
- Excellente capacité à apprendre et à utiliser des applications logicielles (par exemple, Asana, Airtable).
- Aptitude à développer rapidement de nouvelles compétences, techniques et structures de travail, lorsque requis.
- Aptitude à organiser et à planifier le travail de manière indépendante, à établir les priorités et à respecter des échéanciers serrés dans un environnement aux priorités multiples et concurrentes.
- Excellentes compétences organisationnelles et d’analyse, grand souci du détail.
- Bonnes aptitudes interpersonnelles, capacité à collaborer au sein d’une petite équipe indépendante ainsi qu’à gérer sa propre charge de travail et à travailler de façon indépendante.
- Capacité à respecter la confidentialité.
- Capacité à faire preuve de souplesse dans un contexte de collaboration avec une équipe diversifiée et interdisciplinaire.
AUTRES CONNAISSANCES ET APTITUDES (atouts pour le rôle)
- Connaissance avérée de tout ce qui concerne la mise en œuvre de procédures administratives et des pratiques de bureau.
- Connaissance d’ASANA ou d’autres logiciels de gestion de projets.
- Expérience dans les domaines de la santé, des services sociaux ou des services communautaires.
- Expérience de travail dans le secteur à but non lucratif, notamment avec les aspects liés à la gestion des membres et des bénévoles et à la reddition de comptes aux bailleurs de fonds.
Principales compétences requises pour ce poste : planification, organisation, esprit critique, service à la clientèle, travail d’équipe, communication.
Date limite pour poser sa candidature : Le plus tôt possible. Le poste demeurera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu.
Date de début : À déterminer. Idéalement le 27 novembre 2023, au plus tard.
Rémunération : De 23 $/h à 28 $/h.
Nombre d’heures de travail : De 28 à 35 heures par semaine.
Horaire de travail : Du lundi au vendredi. L’horaire de travail chez 4Korners est de 9 h à 16 h. Doit être disponible pour travailler le soir et la fin de semaine, à l’occasion.
Lieu de travail : Poste hybride combinant télétravail et travail en présentiel à nos bureaux de Deux-Montagnes. Déplacements occasionnels dans la région des Laurentides. Possibilité de télétravail deux jours par semaine.
LES AVANTAGES DE TRAVAILLER CHEZ 4KORNERS
En vous joignant à 4Korners, vous travaillerez au sein d’un organisme qui croit en ses valeurs et les met en pratique. Notre organisme caritatif sert de ressource pour d’autres organismes communautaires. 4Korners a été nommé Organisme caritatif de l’année par CBC en 2021.
De plus, 4Korners offre à son personnel ce qui suit :
- Un programme d’assurance maladie;
- Participation à un régime de retraite (après un an);
- Deux semaines de vacances payées durant la période des Fêtes;
- Une journée de congé payée dans le cadre de son programme de santé mentale. Nous accordons une grande importance à la santé mentale de notre équipe et respectons une philosophie qui contribue à un lieu de travail positif;
- D’autres avantages supplémentaires non prévus par les normes du travail au Québec;
- Indemnité de remboursement du kilométrage concurrentielle et formation;
- Indemnité pour téléphone cellulaire.
COMMENT POSER SA CANDIDATURE
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre d’intention résumant votre expérience et expliquant en quoi vous seriez la personne idéale pour ce poste à Luz Garcia, directrice des opérations, à l’adresse suivante : luz@4korners.org.
Nous remercions tous les candidat(e)s pour le temps et l’énergie qu’ils consacreront à ce processus. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.
Si votre candidature est choisie, vous devrez vous soumettre à un processus de vérifications préalables à l’emploi, lequel comprend une vérification accrue des renseignements de la police (E-PIC).
4Korners souscrit au principe de l’égalité des chances et valorise la diversité de sa main-d’œuvre en encourageant toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature. Les membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi définis par le Gouvernement du Canada (c.-à-d. les personnes handicapées, les autochtones et les nouveaux arrivants), ainsi que d’autres groupes marginalisés, sont fortement encouragés à soumettre leur candidature. Les candidats et candidates sont invités à déclarer leur appartenance à l’un de ces groupes s’ils le souhaitent. En raison de la nature de notre travail qui est traditionnellement mené par des femmes, et pour contribuer à l’égalité des genres au sein de la main-d’œuvre, nous encourageons également les hommes à soumettre leur candidature.
