Summary

The Manager of Operations will play a key role in managing finances, human resources, technology and overall office administration of the organization. / La personne qui occupera le poste de gestionnaire des opérations jouera un rôle clé dans la gestion des finances, des ressources humaines, de la technologie et de l’administration générale du bureau de l’organisation.

Description

Un message en français suit. 

The Manager of Operations will play a key role in managing finances, human resources, technology and overall office administration of the organization. This position requires the ability to manage internal projects and create and sustain relationships with staff and external stakeholders. The Manager of Operations will be knowledgeable about financial procedures, human resources, technology systems, and office administration, and able to work independently and as part of the team.

The Canadian Association of Music Therapists’ mission is to be the primary source of knowledge, information, professional development, and advocacy to promote Certified Music Therapists (MTAs) and music therapy. We’re looking for a highly skilled Manager of Operations to help us fulfill this important undertaking. Reporting to the Executive Director and in regular consultation with the Board, the Manager of Operations will ensure the smooth running of the organization daily by implementing the right processes and practices across the organization. This is a full-time, remote role, with 40 hours per week allocated.  

Key Responsibilities

  • Oversees all operational systems.
  • Recruits and manages vendors.
  • Researches, develops, and implements new operational systems.
  • Orients Board to key operations tools including email setup, document storage and Board and Staff discussion platforms.
  • Provides regular updates on progress and metrics to the Executive Director.
  • Attends Board meetings and presents on specific topics as required.
  • Leads annual online or in person Conference – inception, research, planning, recruitment, implementation, and reporting – collaborating with all stakeholders from end to end (Conference Lead).
  • Problem solves and responds to member concerns.
  • Manages all day-to-day transactions including accounts payable and accounts receivable.
  • Handles financial allocations in QuickBooks Online, shares updated financial reports with the Executive Director and the Board of Directors and communicates regularly with the contracted bookkeeper to facilitate financial reconciliations.
  • Fulfills corporate reporting requirements to maintain incorporation including but not limited to Corporations Canada and Canada Revenue Agency.
  • Manages Volunteers in collaboration with Board and Executive Director.
  • Manages organization’s documents.
  • Administrates Facebook Members Group.
  • Develops and posts social media posts 3x weekly on Facebook, Instagram and Twitter
  • Manages digital security (i.e. Logins and passwords) and digital platforms and subscriptions.
  • Supports the Operations Assistant through direct supervision.
  • Reviews memberships services annually in collaboration with Executive Director.
  • Engages in assigned committees.
  • Consults with Board members as required.

Required Skills and Qualifications

  • Minimum 2-3 years of experience in finance, technology, and office operations.
  • A post-secondary education and/or a combination of education and experience.
  • Strong communication skills, both verbal and written; ability to work collaboratively with individuals with varying levels of experience with finance and technology systems.
  • Creative thinking and problem-solving skills.
  • Detail oriented with proven prioritizing and multi-tasking skills.
  • Excellent organizational skills, including capacity to coordinate multiple projects and initiatives, and prioritize effectively to work within deadlines and meet deliverables.
  • Excellent skills relating to establishing and maintaining respectful and collaborative working relationships with the organization’s staff as well as with external stakeholders.
  • Demonstrated ability to be flexible, work within deadlines, be a collaborative team player, bring positivity to the organization, work independently, and show initiative and creativity.
  • Experience in a non-profit or member-based organization an asset.
  • Knowledge of both Official Languages an asset.

Hiring Practices

  • CAMT guides members to consider how their experiences, attitudes, culture, beliefs, values, individual differences, and stresses influence their interactions with others, and integrate this awareness into their work.    
  • CAMT is committed to prioritizing people of various ethnic and socio-cultural backgrounds and diversity of experiences, ideologies, and traditions as our team grows.    
  • CAMT recognizes that systemic injustice creates barriers to many school and work opportunities and experiences. We aim to address such injustices in our recruitment by welcoming and encouraging applicants to share all types of experience they may have.    
  • CAMT considers experiences, skills, and knowledge obtained through personal and daily life equal to and as relevant as those obtained in professional environments. CAMT encourages applicants to describe in their application the unique contributions they, as individuals with diverse experiences, would bring.    

Additional Information

  • The salary range for this position is $50,000 – $60,000.
  • The start date for employment is January 15, 2024

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La personne qui occupera le poste de gestionnaire des opérations jouera un rôle clé dans la gestion des finances, des ressources humaines, de la technologie et de l’administration générale du bureau de l’organisation. Ce poste demande la capacité de gérer des projets internes et de créer et de maintenir des relations avec le personnel et les parties prenantes externes. Le gestionnaire des opérations doit connaître les procédures financières, les ressources humaines, les systèmes technologiques et l’administration de bureau, et être capable de travailler de manière indépendante et en équipe.

La mission de l’Association canadienne des musicothérapeutes est d’être la première source de connaissances, d’information et de développement professionnel pour les musicothérapeutes certifiés (MTA) et de défendre les intérêts de la profession. Nous recherchons une personne hautement qualifiée pour le poste très important de gestionnaire des opérations. Relevant de la direction générale et en consultation régulière avec le conseil d’administration, le gestionnaire des opérations assurera le bon fonctionnement quotidien de l’organisation en mettant en œuvre les pratiques et les processus adéquats dans l’ensemble de l’organisation. Il s’agit d’un poste à distance à temps plein, à raison de 40 heures par semaine.  

Principales responsabilités

  • Superviser tous les systèmes opérationnels.
  • Recruter et gérer les fournisseurs.
  • Effectuer des recherches, développer et mettre en œuvre de nouveaux systèmes opérationnels.
  • Orienter le conseil d’administration vers les principaux outils opérationnels, notamment la configuration du courrier électronique, le stockage des documents et les plateformes de discussion du conseil d’administration et du personnel.
  • Fournir à la direction générale des mises à jour régulières sur les progrès et les mesures.
  • Assister aux réunions du conseil d’administration et faire des présentations sur des sujets particuliers, le cas échéant.
  • Diriger la conférence annuelle en ligne ou en personne – conception, recherche, planification, recrutement, mise en œuvre et établissement de rapports – en collaborant avec toutes les parties prenantes du début à la fin (responsable de la conférence).
  • Résoudre les problèmes et répondre aux préoccupations des membres.
  • Gérer toutes les transactions quotidiennes, y compris les comptes créditeurs et débiteurs.
  • Gérer les allocations financières dans QuickBooks Online, partager les rapports financiers actualisés avec la direction générale et le conseil d’administration, et communiquer régulièrement avec l’aide-comptable sous contrat afin de faciliter les rapprochements financiers.
  • Remplir les exigences en matière de rapports d’entreprise afin de maintenir la constitution en société, notamment auprès de Corporations Canada et de l’Agence du revenu du Canada.
  • Gérer les bénévoles en collaboration avec le conseil d’administration et la direction générale.
  • Gérer les documents de l’organisation.
  • Administrer le groupe des membres Facebook.
  • Rédiger et publier des messages sur les médias sociaux trois fois par semaine sur Facebook, Instagram et Twitter.
  • Gérer la sécurité numérique (c’est-à-dire les identifiants et les mots de passe).
  • Gérer les plateformes numériques et les abonnements.
  • Soutenir l’adjoint opérationnel par une supervision directe, la collaboration et une communication régulière.
  • Examiner chaque année les services d’adhésion en collaboration avec la direction générale.
  • Participer aux comités qui lui sont assignés.
  • Consulter les membres du conseil d’administration au besoin.

Compétences et qualifications requises

  • Au moins 2 à 3 ans d’expérience dans les domaines de la finance, de la technologie et des opérations de bureau.
  • Une formation postsecondaire ou une combinaison de formation et d’expérience.
  • Solides compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit; capacité à collaborer avec des personnes ayant des niveaux d’expérience différents concernant les systèmes financiers et technologiques.
  • Pensée créative et aptitude à résoudre les problèmes.
  • Avoir le sens du détail et des compétences avérées en hiérarchisation des priorités et exécution de tâches multiples.
  • Excellentes compétences organisationnelles, notamment capacité à coordonner plusieurs projets et initiatives, et à établir des priorités de manière efficace afin de respecter les échéances et de produire les résultats attendus.
  • Excellentes aptitudes à établir et à maintenir des relations de travail respectueuses et collaboratives avec le personnel de l’organisation ainsi qu’avec les intervenants externes.
  • Capacité avérée à faire preuve de souplesse, à respecter les échéances, à travailler en équipe, à apporter de la positivité à l’organisation, à travailler de manière indépendante et à faire preuve d’initiative et de créativité.
  • Une expérience dans une organisation à but non lucratif ou basée sur les membres est un atout.
  • La connaissance des deux langues officielles est un atout.

Pratiques d’embauche

  • L’ACM encourage ses membres à réfléchir à l’influence de leurs expériences personnelles, attitudes, culture, croyances, valeurs, particularités individuelles et du stress sur leurs interactions sociales, et à intégrer cette réflexion à leur travail.    
  • L’ACM s’attache à accorder la priorité aux personnes de diverses origines ethniques et socioculturelles et à la diversité expériencielle, idéologique et culturelle au sein de son équipe.    
  • L’ACM reconnaît que les injustices systémiques créent des barrières qui restreignent l’accès à plusieurs établissements d’enseignement, secteurs et expériences professionnelles. Nous cherchons à corriger ces injustices dans nos pratiques d’embauche en encourageant les candidats à inclure tous les types d’expérience à leur actif.    
  • L’ACM considère que l’expérience, les compétences et les connaissances acquises dans le cadre de la vie quotidienne ont la même valeur et sont tout aussi pertinentes que celles que l’on développe en environnement professionnel. L’ACM encourage les candidats à décrire dans leur demande d’emploi la nature unique de la contribution qu’ils pourraient apporter à l’organisme en vertu de leur expérience particulière.    

Renseignements supplémentaires

  • La fourchette de salaire pour ce poste est de 50,000 à 60 000 $ en fonction de l’expérience et des qualifications.
  • Une entrée en poste est prévue pour le 15 janvier, 2024.